Gerenciar mensagens de email usando regras

Como as regras ajudam a gerenciar mensagens de email

Usando regras, você pode reduzir ações manuais e repetitivas necessárias para gerenciar mensagens de email. Quando você ativa regras, elas são executadas de modo automático e contínuo.

Geralmente, as regras são divididas em duas categorias — organização ou notificação. Você pode usar o Assistente de Regras, que ajuda a criar regras de design para gerenciar suas mensagens.

O Assistente de Regras inclui modelos para as regras usadas com mais frequência.

Assistente de Regras do Outlook

  • Organize-se
    Além de ajudar a arquivar mensagens, essas regras também ajudam a acompanhar as mensagens. Você pode criar uma regra para mensagens de um remetente específico. Por exemplo, é possível definir uma regra para que as mensagens recebidas de Clara Barbosa com a palavra “vendas” na caixa Assunto sejam sinalizadas para acompanhamento, categorizadas como Vendas e movidas para uma pasta chamada Vendas da Clara.
  • Atualize-se
    Essas regras o notificam (com base nas suas escolhas) quando você recebe uma mensagem específica. É possível criar uma regra, por exemplo, que envia uma mensagem automaticamente para um dispositivo móvel quando você recebe uma mensagem de um membro da família.
  • Iniciar com base em uma regra em branco
    Essas são regras que você pode criar e personalizar sem um modelo de regra.
Criar uma regra

Etapa 1: Escolher um modelo de regras do Outlook

  1. Escolha Regras > Gerenciar Regras e Alertas na faixa de opções ou escolha a guia Arquivo e, em seguida, Gerenciar Regras e Alertas.
  2. Na caixa de diálogo Regras e Alertas, na guia Regras de Email, escolha Nova Regra.
  3. No Assistente de Regras, em Etapa 1: selecione um modelo, escolha um dos modelos padrão em Organize-seAtualize-se ou iniciar com base em uma regra em branco.

Etapa 2: Editar a descrição da regra

Cada um dos modelos de regra que você escolheu na Etapa 1 tem opções ligeiramente diferentes na Etapa 2. Quando as opções exigem uma escolha, por exemplo, para especificar um remetente ou escolher uma pasta, a opção será sublinhada. Neste exemplo, escolhemos uma das regras mais comuns, para mover mensagens de alguém para uma pasta.

  1. Escolha pessoas ou grupo público na caixa de descrição de edição para exibir seu catálogo de endereços. Escolha um nome no catálogo de endereços ou digite o endereço da pessoa na caixa De e escolha OK.
  2. Escolha especificado para exibir uma lista de suas pastas. Você pode escolher uma pasta existente ou Novo para criar uma nova pasta. Depois de selecionar a pasta apropriada, escolha OK.

Se você desejar explorar opções avançadas para a regra, escolha Avançar e pule para as Opções de Regra Avançadas, abaixo. Caso contrário, escolha Concluir. Você voltará para a janela Regras e Alertas. Desse ponto, é possível criar outra regra ou escolher OK para salvar as alterações.

  • Mover as mensagens de alguém para uma pasta

  1. Escolha o link pessoas ou pasta pública.
  2. Na caixa de diálogo Endereço da Regra, siga um destes procedimentos:
    • Na caixa Pesquisar, digite um nome.

      ou

    • Na lista Catálogo de Endereços, escolha uma fonte.
  3. Quando sua seleção for exibida na caixa De, escolha OK.
  4. Escolha o link pasta especificada e, na caixa de diálogo Regras e Alertas, escolha uma pasta e, em seguida, OK.
  5. Escolha Avançar e vá para a Etapa 3: Definir condições para uma regra.
  • Mover as mensagens com palavras específicas no assunto para uma pasta

  1. Escolha as palavras específicas no link do assunto.
  2. Na caixa de diálogo Texto de Pesquisa, na caixa Especificar palavras ou frases a serem pesquisadas no assunto, digite uma palavra ou frase a ser pesquisada.
  3. Escolha Adicionar para incluir a entrada no painel Lista de pesquisa e escolha OK.
  4. Escolha o link pasta especificada e, na caixa de diálogo Regras e Alertas, escolha uma pasta e, em seguida, OK.
  5. Escolha Avançar e vá para a Etapa 3: Definir condições para uma regra.
  • Mover mensagens enviadas a um grupo público para uma pasta

  1. Escolha o link pessoas ou pasta pública.
  2. Na caixa de diálogo Endereço da Regra, siga um destes procedimentos:
    • Na caixa Pesquisar, digite um nome.

      ou

    • Na lista Catálogo de Endereços, escolha uma fonte.
  3. Quando sua seleção for exibida na caixa Para, escolha OK.
  4. Escolha o link pasta especificada e, na caixa de diálogo Regras e Alertas, escolha uma pasta e, em seguida, OK.
  5. Escolha Avançar e vá para a Etapa 3: Definir condições para uma regra.
  • Sinalizar as mensagens de alguém para acompanhamento

  1. Escolha o link pessoas ou pasta pública.
  2. Na caixa de diálogo Endereço da Regra, siga um destes procedimentos:
    • Na caixa Pesquisar, digite um nome.

      ou

    • Na lista Catálogo de Endereços, escolha uma fonte.
  3. Quando sua seleção for exibida na caixa De, escolha OK.
  4. Na caixa de diálogo Sinalizar Mensagem, na caixa Sinalizar para, aceite a configuração padrão de Acompanhamento ou escolha outro item na lista.
  5. Na caixa Para, aceite a configuração padrão de Hoje ou escolha outro item na lista.
  6. Escolha OK > Avançar e vá para a Etapa 3: Definir condições para uma regra.
  • Mover os itens RSS de um RSS Feed específico para uma pasta

Observação: Para usar essa opção, você deve assinar um RSS feed. Ao escolher essa opção, há uma solicitação para continuar. Ao escolher Não, você não poderá continuar, mas se escolher Sim, poderá.

Modelo Atualize-se

  • Exibir as mensagens de alguém na janela Alerta de Novo Item

  1. Escolha o link pessoas ou pasta pública.
  2. Na caixa de diálogo Endereço da Regra, siga um destes procedimentos:
    • Na caixa Pesquisar, digite um nome.

      ou

    • Na lista Catálogo de Endereços, escolha uma fonte.
  3. Quando sua seleção for exibida na caixa De, escolha OK.
  4. Escolha a mensagem específica no link da janela Alerta de Novo Item.
  5. Na caixa de diálogo Mensagem de Alerta, na caixa Especifique uma mensagem de alerta, digite uma mensagem e escolha OK.
  6. Escolha Avançar e então vá para a Etapa 3: Definir condições para uma regra.
  • Tocar um som quando eu receber mensagens de alguém

  1. Escolha o link pessoas ou pasta pública.
  2. Na caixa de diálogo Endereço da Regra, siga um destes procedimentos:
    • Na caixa Pesquisar, digite um nome.

      ou

    • Na lista Catálogo de Endereços, escolha uma fonte.
  3. Quando sua seleção for exibida na caixa De, escolha OK.
  4. Escolha o link tocar um som e, na janela Selecione um alarme para soar, escolha um arquivo (por exemplo, um arquivo .wav) e Abrir.
  5. Escolha Avançar e então vá para a Etapa 3: Definir condições para uma regra.
  • Enviar um alerta para o meu dispositivo móvel quando eu receber mensagens

  1. Escolha o link pessoas ou pasta pública.
  2. Na caixa de diálogo Endereço da Regra, siga um destes procedimentos:
    • Na caixa Pesquisar, digite um nome.

      ou

    • Na lista Catálogo de Endereços, escolha uma fonte.
  3. Quando sua seleção for exibida na caixa De, escolha OK.
  4. Escolha o link encaminhá-lo para pessoas ou grupo público.
  5. Na caixa de diálogo Endereço da Regra, siga um destes procedimentos:
    • Na caixa Pesquisar, digite um nome.

      ou

    • Na lista Catálogo de Endereços, escolha uma fonte.
  6. Quando sua seleção for exibida na caixa Para, escolha OK.
  7. Escolha Avançar e então vá para a Etapa 3: Definir condições para uma regra.

Modelo Iniciar com base em uma regra em branco

  1. Escolha uma destas opções.
    • Aplicar regra em mensagens que eu receber

      ou

    • Aplicar regra em mensagens que eu enviar
  2. Escolha Avançar e então vá para a Etapa 3: Definir condições para uma regra.

Etapa 3: Definir condições para uma regra

Agora você tem a oportunidade de adicionar condições às opções escolhidas na Etapa 2: Editar a descrição da regra. Com base nas condições selecionadas, as opções disponíveis para editar a descrição da regra variarão.

Defina as condições para quando aplicar as regras da opção escolhida no modelo Organize-se ou no modelo Atualize-se ao iniciar o Assistente de Regras

  1. Em Etapa 1: selecione as condições, marque a caixa de seleção para a condição que você deseja adicionar.

    Observação: Você pode marcar várias caixas de seleção.

  2. Em Etapa 2: edite a descrição da regra (clique em um valor sublinhado), escolha um link, conclua as ações necessárias e, quando terminar, escolha OK.
  3. Escolha o próximo link, conclua as ações necessárias e, quando terminar, escolha OK.
  4. Se outro link estiver disponível, escolha-o, conclua as ações necessárias e, quando terminar, escolha OK.
  5. Escolha Concluir quando terminar.

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